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 - Belegmanagement / Kundenbestellungen bearbeiten
WINLine FAKT ist ein umfangreiches Warenwirtschaftssystem, das drei Elemente vereinigt: Auftragsbearbeitung, Fakturierung und Lagerbuchhaltung.
Zu den Standardfunktionen von WINLine FAKT gehören neben der Auftragsbearbeitung (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Sammelfaktura) auch eine umfassende Lagerbuchhaltung sowie die Provisionsabrechnung, z.B. für Vertreter.
Ein integrierter Statistikteil ermöglicht ausführliche Auswertungen über Kunden, Artikel bzw. Dienstleistungen und den Außendienst. Durch die zahlreichen flexiblen Auswertungsmöglichkeiten wird das Controlling unterstützt.
Um den besonderen Ansprüchen jedes Unternehmens gerecht werden zu können, stehen Ihnen auch in der FAKT diverse Zusatzmodule zur Verfügung: das Einkaufsmodul stellt beispielsweise die jederzeitige Lieferbereitschaft sicher.
Selbstverständlich erlaubt die FAKT auch die Fremdwährungsfakturierung. Wiederkehrende Belege, Auftragsverfolgung, Seriennummernverwaltung, Kontraktverwaltung, Mehrlager, Chargenverwaltung, Größen, Farben und viele weitere Möglichkeiten runden das Programm ab.
Um die Arbeit mit WINLine FAKT so effizient wie möglich zu gestalten, ist auch hier eine vollständige Integration mit anderen Applikationen der WINLine-Palette gegeben. So können auf einfache Art und Weise Daten in WINLine FIBU oder in WINLine KORE übergeben werden.
 - Belegerfassen / Artikelbedarfsvorschau
Überblick über die Standardfunktionen von WINLine FAKT:- Belegmanagement
- Zahlungs-/Lieferbedingungen
- Preiswartung/Aktionspreise
- Artikelkalkulation
- Provisionsabrechnung
- Inventur
- Rabattstaffeln
- Liefersperre
- Verkaufstatistiken
- Umsatzlisten
Um besonderen Ansprüchen gerecht zu werden, stehen auch in der FAKT diverse Zusatzmodule zur Verfügung, die in Corporate WINLine FAKT standardmäßig enthalten sind:
- Lieferantenbestellwesen
- Wiederkehrende Belege
- Handelsstückliste
- Mehrlager/Seriennummern
- Chargen, Farben und Größen
- Abschlags- und Anzahlungsrechnungen
- OLAP Verkaufsanalyse
- OLAP Beleganalyse
- OLAP Vertreteranalyse
- Kontraktverwaltung
- Telefonverkauf
- Intrastat
- eBilling (nur für Österreich)
- ATLAS - elektronische Zollmeldung (nur für Deutschland)
 - Ausprägungen in WINLine FAKT
Einzelne Funktionen im Überblick
Belegmanagement
Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Packlisten, Begleitdokumente, Sammelbelege, Fakturen, Gutschriften, Proforma-Rechnungen, unterschiedliche Belegkopien, Rücksendungen, Stornobelege, usw. Das alles und noch viel mehr bietet Ihnen WINLine FAKT. Übersichtliches Handling, effizienter Zugriff, schnelles Bearbeiten und flexible Parameter machen es möglich, Ihre Belegverwaltung auf das Wesentliche zu reduzieren, um Ihre Geschäftsfälle rasch, unkompliziert und so automatisch wie nur möglich abzuwickeln.
Liefervorschlag
Manche sollen ja noch immer bei jedem Auftrag entscheiden müssen: hab ich genug auf Lager? Gibt es einen anderen Kunden, der die Ware vielleicht - strategisch betrachtet - dringender benötigt? Kann ich genug liefern, damit sich die Anlieferung auch rentiert? Wie teile ich die vorhandene Lagermenge am besten auf die Aufträge auf so dass jeder Kunde zufrieden ist, auch wenn mich mein Lieferant einmal im Stich gelassen hat? Hat der Kunde nicht gesagt, er möchte keine Teillieferungen? Welchen Artikel könnte ich anstelle des ausgelaufenen nehmen? Der Liefervorschlag von WINLine FAKT beantwortet all diese Fragen für Sie automatisch und berechnet die Verteilung der Ware nach Ihren Wünschen. Selbstverständlich auch nach Tourennummer sortiert, wenn Sie das möchten.
Kreditlimit
Die Belegartenverwaltung von WINLine überprüft die Kreditlimitschranken, die Sie definiert haben.
 - Statistik in WINLine FAKT
Lagerorte, Seriennummern, Chargen, Farben, Größen
Viel Möglichkeiten der Artikelgestaltung, stehen Ihnen in der FAKT zur Verfügung. Gleichgültig, ob Sie z.B. Stücklistenkomponenten zusammenbauen, Textilien verkaufen oder Pharmazeutik vertreiben. Aufgrund der Möglichkeiten Ausprägungsverwaltung in WINLine passt sich die Eingabe und Ausgabe dem Artikeltyp so ergonomisch wie möglich und so übersichtlich wie möglich an.
Preisfindung
Jedes Unternehmen benötigt seine Variante der Konditions- und Preisgestaltung. Abhängig vom Produkt, der Branche, den Kunden usw., machen Mengenstaffeln, Zeilen-, Staffel-, und Summenrabatte, kundengruppen-abhängige Preise, kundenspezifische Preise oder datumsabhängige Preise Sinn. Wenn das alles noch zu simpel ist, berechnen Sie Ihren Preis einfach in einer Formel, die beliebig gestaltet werden kann (Zeilenformel).
ARA/DSD
Die Berechnung der Entsorgungsbeiträge ist für manche Unternehmen schwierig. Mit WINLine läuft die Kalkulation einfach nebenher. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das Verpackungsentgelt schon im Preis eingerechnet haben und einfach nur separat für den Kunden anzeigen möchten oder ob aufgrund der verwendeten Verpackungen das Entgelt vollautomatisch beim Belegerfassen errechnet und dem Rechnungsbetrag zugeschlagen (und natürlich auch gebucht) werden soll. Wichtig ist, dass das Ganze automatisch und ohne zusätzliche Eingaben funktioniert, und man nicht einmal darauf achten muss, ob der Kunde ein Inland- oder Auslandskunde ist oder ob der Artikel entsorgungspflichtig ist oder nicht.
Provisionsabrechnung
In der FAKT können Sie anhand der Provisionsabrechnung sehen, ob ein Vertreter oder eine ganze Vertretergruppe an einem Verkauf oder Projekt beteiligt war. Sie können Sie sogar innerhalb einer Rechnung pro Artikel unterschiedliche Vertreter oder -gruppen ansprechen und mit beliebig vielen artikel- oder vertreterabhängigen Provisionscodes die Berechnung steuern. Ob Umsatz, Rohertrag oder Verkaufspreis, die Basis wird von Ihnen bestimmt. Dass ein Vertreter nicht versehentlich einmal seine Rohertragsvorgaben unterschreitet, gewährleistet eine Kontrollfunktion, die es dem Filialleiter oder Geschäftsführer wiederum erlauben kann, ein strategisch wichtiges Geschäft auch unter den Herstellkosten abzuschließen. Wann die Provision fällig ist? Bei Rechnungslegung oder bei Zahlung? Entscheiden Sie es selbst.
Aus der Fakturierung können Budgetierungen für Artikel, Kunden, Lieferanten, Vertreter usw. durchgeführt werden. Dabei kann die Gegenüberstellung der gebuchten IST-Werte zu den Budgetansätzen mittels verschiedenster Auswerte-, sowie Sortiermöglichkeiten erfolgen.
Durch den so genannten Budgetabgleich, der auf Knopfdruck erfolgt, kann festgestellt werden, ob die Budgetwerte z.B. einer BKZ oder einer Artikelgruppe mit den Budgetwerten der darin befindlichen Konten bzw. Artikel übereinstimmen.
Abgeglichen werden können: - Konten / BKZ
- Konten / BWA
- Artikel / Artikelgruppen
- Artikel / Artikeluntergruppen
Mit WINLine eBilling ist das mühelose mühelose Empfangen, Senden, Verarbeiten und Archivieren elektronischer (digitaler) Rechnungen möglich und sorgt damit für maximale Vereinfachungs- und Kostensenkungseffekte. Eine standardisierte XML-Schnittstelle (ebInterface) sorgt für die reibungslose Datenübertragung.
Einen Nutzen aus der elektronischen Rechnungslegung haben alle Beteiligten. Der Versender spart Papier, Kuvertierung, Portokosten, Zeitverlust durch Postweg, Archivraum und kann damit auch die raschere Bezahlung seiner Rechnung erwarten. Ermitteln Sie mit Hilfe unseres Kostenkalkulators, wann sich der Einsatz von WINLine eBilling in Ihrem Unternehmen lohnt.
Mit WINLine QMS Qualitätsmanagementsystem steht Ihnen ein Produkt zur Verfügung, das Unternehmen bei der Organisation und Durchführung von Prüfungsanforderungen, Prüfungen, Verwaltung und Archivierung von Arbeitsanweisungen, Freigaben und Sperren von Artikeln unterstützt. Zusätzlich ermöglicht Ihnen QMS die Artikelnachverfolgung nach EU-Verordnung 178/2002.
Über die Definitionsmöglichkeit von Freigabetypen wird zunächst gesteuert, welche Artikel, Chargen oder Halbfertigwaren überhaupt in die Freigabeprüfung fallen und bei welchen eine gesonderte Überprüfung nicht notwendig ist. Dies gilt sowohl für zugekaufte als auch selbst gefertigte Produkte. Sieht ein Freigabetyp die Überprüfung eines Artikels vor, steht dieser bei der Disposition für die Weiterverarbeitung oder die Auslieferung erst zur Verfügung, wenn dieser Artikel den entsprechenden Freigabestatus erhalten hat. Die einzelnen Freigabestati (z.B. noch zu prüfen, freigegeben, gesperrt) sind - wie auch die Freigabetypen - individuell definierbar.
Für jeden Artikel oder jede Charge können die Freigabebedingungen einzeln bestimmt werden. Hierzu stehen in der WINLine Zusatzfelder zur Verfügung. Hier werden die Bedingungen festgelegt anhand derer die Freigabeprüfung erfolgen soll, sowie die Sollwerte, z.B. für Laborproben, hinterlegt. Bei der eigentlichen Freigabeprüfung werden dann die Istwerte erfasst. Stimmen Ist- und Sollwert überein bzw. liegt der Istwert innerhalb einer festgeschriebenen Toleranzgrenze, kann der Artikel freigegeben werden.
Selbstverständlich ist eine jederzeitige Nachverfolgung des Artikels oder der Charge möglich. Hierzu stehen in der WINLine FAKT unterschiedliche Auswertungen zur Verfügung anhand deren z.B. ersehen werden kann, welche Kunde einen bestimmten Artikel bekommen hat, in welches Produkt eine bestimmte Charge eingeflossen ist bzw. aus welchen Chargen ein Produkt besteht.
Arbeitsanweisungen zur Freigabe bestimmter Artikel oder Chargen, Prüfprotokolle zur Freigabe und alle anderen wichtige Informationen können einfach und übersichtlich im vollintegrierten WINLine-Archiv verwaltet werden. Dies gilt sowohl für Belege, die direkt in der WINLine erstellt werden als auch für externe Belege, die in das Archiv übernommen werden können. Sowohl aus dem Personenkonten- als auch aus dem Artikelkontenstamm heraus, kann direkt auf die Belege im Archiv zugegriffen werden.
Das WINLine QMS ist vollständig in das gesamte ERP-System WINLine integriert. Somit ist sichergestellt, dass nur Artikel, Chargen oder Halbfertigwaren bei der Produktionsplanung oder bei der Auftragsbearbeitung berücksichtigt werden, die auch freigegeben sind.
Natürlich soll nicht jeder Mitarbeiter über die Freigabe oder Sperren von Artikeln entscheiden dürfen. Über Zugriffsberechtigungen wird gesteuert, welche Mitarbeiter diese Qualitätskontrolle vornehmen dürfen. So ist es Unternehmen mit Hilfe des WINLine QMS möglich, ihren Kunden eine optimale Produktqualität zu bieten.
Für alle, die sehr spezifische Berechnungen in der Belegerfassung anstellen wollen, ist dieses Modul geschaffen.
Damit können Sie sogar Rechenoperationen selbst definieren. Sie können zusätzliche Eingabefelder einbauen, Führungstexte auf den Bildschirm bringen, bestimmte Eigenschaften von Artikeln und Kunden abfragen und Preis, Rabatt oder Gesamtwert errechnen.
Die Anwendungsbeispiele für die Formeln sind sehr zahlreich und zeigen, wie flexibel eine Standardlösung sein kann.
Das Modul WINLine Sales I dient zur Unterstützung Ihres Telefonverkaufs.
Tragen Sie für jeden Kunden einen (oder mehrere) Termine im Kalender ein, zu dem er regelmäßig angerufen werden soll. Beim Anruf können dem Kunden die Artikel der letzten Lieferung telefonisch erneut angeboten werden. Ist der Kunde mit der Lieferung einverstanden, so kann aus der Information der letzten Lieferung ein neuer Auftrag erstellt werden. Wurde der Kunde z.B. telefonisch nicht erreicht, so kann der Termin auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.
Einfacher kann Telefonverkauf nicht mehr funktionieren.
Wichtige Trends schon lange vor dem tatsächlichen Verkauf zu erkennen oder die Notwendigkeit zu sehen aktiv Verkaufsanstrengungen zu unternehmen, können anhand dieses Zusatzmoduls zur WINLine FAKT ausgewertet werden.
Während die üblichen Verkaufsstatistiken erst nach Abwicklung des Geschäftes einsetzen und Umsätze und Roherträge analysieren, zeigt Backlog schon sehr viel früher auf, was in der Zukunft zu erwarten ist.
Sie können mit diesem Modul sehr genau sehen, welche Ihrer Angebote noch nicht zu Aufträgen geworden sind, welche Aufträge noch darauf warten ausgeliefert zu werden und welche Lieferscheine noch nicht in Rechnungen umgewandelt wurden.
Damit Sie es auch wirklich genau sehen, bietet Backlog eine Menge Sortier- und Selektionsmöglichkeiten. Besonders interessant ist jedoch die Möglichkeit, die Darstellungsgenauigkeit einzustellen. Sie können Ihre Rückstände bis auf die Belegebene analysieren. Z.B. welche Artikel hat der Kunde X bestellt, die noch nicht geliefert wurden? Sie können sich aber auch den "großen Überblick" verschaffen und z.B. sehen wie viel die noch nicht gelieferten Aufträge wert sind.
Damit Sie sich auch in Zukunft über Ihre Verkaufsstatistik freuen können.
Dieses Modul ist für jene ideal, die in regelmäßigen Abständen immer die gleichen Belege schreiben. Anwendungsmöglichkeiten dafür sind z.B. Wartungsverträge, Mietverträge, regelmäßige Servicerechnungen, Honorare usw.
Der Vorgang ist ganz einfach. Als erstes wird der Ursprungsbeleg erstellt. Im einfachsten Fall kann ein Beleg auf mehrere Kunden bzw. Lieferanten kopiert werden. Oder es wird für jeden Kunden ein „Original" geschrieben, das immer wieder dupliziert wird. Danach definieren Sie, wer die Belege bekommen soll. Zuletzt geben Sie an, wie oft und in welchen Abständen der Beleg dupliziert werden soll (monatlich, wöchentlich, pro Jahr usw.). Damit niemand einen Beleg zu oft bekommt, können Sie auch einen Endtermin eingeben.
Das war's, ab jetzt erledigen Sie das Schreiben von hunderten oder auch tausenden Belegen einfach per Knopfdruck. Eine Vorschau zeigt Ihnen, für welche Kunden und Lieferanten Belege vorbereitet wurden. Diese können Sie jetzt noch bearbeiten oder im Stapel (bzw. je nach Selektion) ausdrucken.
Intrastat ist ein permanentes statistisches Erhebungssystem zur Erstellung der Statistik des Warenverkehrs zwischen den Mitgliedsstaaten der EU.
WINLine ANAB ermöglicht die Erfassung und Abrechnung von Rechnungen mit einem allgemeinen Abschlagsbetrag sowie Teilrechnungen. Dabei werden alle zusammengehörigen Transaktionen wie Belege, Buchungen (inkl. Zahlungen), Projektinformationen, Kostenrechnungsinformationen sowie Vertreterinformationen unter einer Projektnummer zusammengeführt. Beim gleichzeitigen Einsatz von WINLine FIBU werden die zugehörigen Buchungen automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen.
Die Verwaltung der Fremdwährungen ist in WINLine sehr umfangreich gelöst. Sie beginnt bei der Pflege des Fremdwährungsstammes. Pro Währung ist es möglich, sechs Kurse einzugeben. Die Anzahl der Währungen ist unbegrenzt. Sie bestimmen die Anzahl der Dezimalstellen der Währungen, auf welches Aufwands- und Ertragskonto die Kursverluste und -gewinne gebucht werden, und wie hoch die Mahnspesen für Rechnungen in diesen Währungen sind.
Der Einsatz in WINLine FAKT ist ganz einfach: Man weist dem Kunden eine Preisliste zu, die als Fremdwährungspreisliste definiert wurde sowie eine Belegart in der noch definiert werden kann, ob einer der sechs Kurse für die Fremdwährung fix vorbelegt werden soll oder ob erst beim direkten Belegerfassen der Kurs ausgewählt wird. Ab hier geht dann alles automatisch. Die Ausweisung des Fremdwährungspreises, die Auswahl der fremdsprachigen Belege, das Bebuchen des Erlöskontos das für Auslandsumsätze vorgesehen ist. Die Werte für Lager, Statistik, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Vertreterabrechnung werden automatisch in Landeswährung umgerechnet.
Kundenfreundlichkeit ist gerade bei Exportkunden extrem wichtig - mit dem Modul WINLine Fremdwährung ist sie auch einfach zu erreichen.
In WINLine es nun möglich eine Kommissionierung von Produkten durchzuführen. Dabei können bis zu drei Verpackungsarten pro Waren verwendet werden.
Dieses Zusatzmodul dient zur Verwaltung von Vereinbarungen zwischen Kunden und Lieferanten, innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine definierte Menge von Artikeln abzunehmen.
Die Mehrlagerverwaltung ist nur ein Beispiel dafür, wie man Artikel effizient verwalten kann. Liegt ein bestimmter Artikel auf mehreren physikalischen Lägern, ist dieses Modul gerade richtig für Sie. Sie lösen damit die Anforderung von Haupt- und Nebenlagern usw. Die Anlage mehrerer Läger ist ein Kinderspiel und kann in wenigen Minuten erledigt sein. Und egal ob Sie in der Lagerbuchhaltung arbeiten oder in Belegen, immer haben Sie einen Überblick, auf welchem Lager sich welche Mengen befinden. Genauso bequem können Sie auch Ihre Auswertungen fahren. Sie sehen in den einzelnen Lagerlisten sofort die Lagerstände der einzelnen Läger, sowie welche Artikel von welchem Lager in welcher Menge an wen verkauft wurde.
Das gilt übrigens nicht nur für die Mehrlagerverwaltung. Ganz ähnlich funktioniert die Bearbeitung von Farben, Größen, Seriennummern, Chargen usw.
Beim Einkauf dreht sich alles um den richtigen Augenblick. Letztlich wollen Sie die Aufträge Ihrer Kunden pünktlich erfüllen. Wenn man das wirklich will, dann darf man nicht erst in letzter Minute beginnen zu bestellen. Exakte Planung ist unerlässlich. Und da kommt das Modul WINLine Einkauf ins Spiel.
In WINLine kommt der Anstoß von der Auftragsbestätigung oder von der Produktion. Grundsätzlich gibt es 2 Methoden:
Bei Methode 1 wird ein einzelner Auftrag an die Lieferanten weitergegeben. Diese Methode wählt man dann, wenn man sicherstellen will, dass ein Auftrag sicher erfüllt wird bzw. wenn ein hoher Lagerstand nicht vertretbar wäre. Bei Methode 2 sollen immer alle Waren auf Lager liegen, um ständige Lieferbereitschaft zu garantieren. Wenn Sie Artikel auf Lager legen wollen, geben Sie ein, wie hoch der Lagerstand sein soll bei dessen Unterschreitung automatisch bestellt werden soll und auf welchen Lagerstand dann aufgefüllt werden soll.
Ab jetzt geht alles automatisch. Den optimalen Bestellzeitpunkt erhält man dadurch, dass vom Lieferdatum die Wiederbeschaffungstage abgezogen werden. Das Programm zeigt Ihnen den Bestellvorschlag, den Sie noch manuell überarbeiten können. Danach werden die Lieferantenbestellungen ausgegeben. Diese können noch einmal kontrolliert und wenn nötig überarbeitet und in Folge dann ausgedruckt werden. Beim Liefereingang erfolgen automatisch die Buchungen für das Lager, die FIBU und die KORE.
Neben der Lieferantenrückstandsliste, die alle noch nicht erfüllten Lieferantenbestellungen anzeigt (diese Auswertung ist sehr praktisch bei Teillieferungen), ist die Lieferantenmahnung eine sehr komfortable Möglichkeit um für jeden Lieferanten eine Mahnung über die nicht zeitgerecht gelieferten Artikel auszudrucken.
Überblick über die Funktionen von WINLine EINKAUF: - Bestellvorschlag erstellen
- Bestellvorschlag bearbeiten
- Lieferantenbestellung bearbeiten
- Lieferantenrückstandsliste
- Artikelbedarfsliste
- Lieferantenlieferungen bearbeiten
- Reservierungen
Die Handelsstückliste dient der Zusammenfassung von Artikeln zu einem neuen Handelsartikel.
Spezielle Merkmale der Handelsstückliste sind: - Eine Handelsstückliste kann während der Belegbearbeitung dynamisch erweitert, reduziert oder geändert werden.
- Der Verkaufspreis des Fertigproduktes muss nicht der Summe der Komponenten entsprechen.
- Der Einstandspreis des Fertigproduktes entspricht der Summe der Einstandspreise der Komponenten.
- Sowohl für das Fertigprodukt als auch für die Komponenten können Chargen und Ident-Nummern verwaltet werden.
- Die Fertigprodukte werden in der Statistik geführt.
- Die Komponenten werden im Lager geführt.
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